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Interview mit Herrn Vladimir Penkov für die Zeitung Dnevnik, November 2005

Weshalb haben Sie beschlossen, sich zertifizieren zu lassen?

- Vor acht, neun Jahren hatten wir ein Interview mit Vertretern der größten Vereinigung unabhängiger Anwaltsbüros Lex Mundi, die uns ihre Anforderungen an die Standards für die Arbeit mit den Klienten und zwischen den Anwälten vorlegten – eine Art Berufskodex. Wir mussten unsere Arbeit an diese hohen Standards anpassen. Damit war es jedoch nicht getan, denn um diese  Qualität beizubehalten, mussten wir Regeln für die Arbeit und die Leitung schaffen als auch Möglichkeiten, eventuell unterlaufene Fehler zu korrigieren. So kam uns die Idee, uns nach ISO 9001:2000 zertifizieren zu lassen. Einerseits wollten wir damit die hohen Standards aufzeigen, die bei Penkov, Markov & Partners bereits eingeführt waren, und andererseits sollte das Zertifikat eine Visitenkarte sein, eine Garantie für unsere Klienten und Kollegen, dass wir uns auch künftig an diese Regeln halten werden und diese unumkehrbar sind.

Gibt es in Bulgarien weitere Anwaltssozietäten mit einem Qualitätszertifikat?

- In gewisser Hinsicht sind wir stolz, nicht nur in Bulgarien, sondern wahrscheinlich auf der Balkanhalbinsel die ersten zu sein. Selbst in Österreich wurde bisher kein solches Zertifikat vergeben, obwohl es in der Europäischen Union eine Reihe von Anwaltskanzleien gibt, die sich auf die Zertifizierung vorbereiten. Das heißt, dies ist auch in der EU keine so häufige Erscheinung.

Was stellt das Qualitätssystem von Penkov, Markov & Partners dar?

- Es umfasst mehrere Dutzend Prozeduren, die wir einhalten müssen. Ich kann sie in drei, vier Gruppen zusammenfassen. Die schnelle und korrekte Erbringung  von Dienstleistungen mit hoher Qualität. Persönliches Engagement. Individuelles, auf die Bedürfnisse jedes Klienten zugeschnittenes Vorgehen. Komplexe Betreuung – sehr oft weiß der Klient nicht, womit ihm am besten geholfen werden kann. Man muss eine ruhige Atmosphäre schaffen, damit er sein Problem darlegen kann und so interpretiert werden kann, wie ihm am besten zu helfen ist. Ohne dieses System beantworten die Anwälte häufig nur die gestellte Frage und sind für den Klienten keine optimale Hilfe. Dieses Verfahren trägt dazu bei, gemeinsam mit dem Klienten den direktesten Weg, die beste Lösung für ihn zu finden. Diese Verfahren müssen transparent, überschaubar und kontrollierbar sein, um zum gewünschten Ergebnis zu führen.

Es gibt ein internes Verfahren – erstens muss das Problem identifiziert werden, dann müssen die aufgabenbezogenen Recherchen auf verschiedene Kollegen verteilt werden, das Ergebnis der Recherchen zusammengefasst- und die beste Lösung gefunden werden. Dies sind die Phasen in aller Kürze. Um das zu erreichen, müssen die enormen Erfahrungen einer Vielzahl von Spezialisten und das enorme Datenmassiv zu einem einheitlichen Ergebnis zugunsten des Klienten verknüpft werden.

Das System gestattet die Kontrolle der Ergebnisse, um  ein und dieselben Fehler durch ein und dieselben Personen auszuschließen. Die Zertifizierungsstellen nehmen unangekündigte Prüfungen vor.  Das erlaubt Fehler einzuschränken, motiviert die Leute und trägt zur völligen Transparenz in der Arbeit bei, da  die Datenbanken transparent sind, die Buchungsunterlagen ebenfalls. Auch unsere Beziehungen mit den anderen Klienten und Partnern sind transparent, da  eine jede solche Beziehung verzeichnet und gebucht wird. Dies wirkt sich direkt auf die Dienstleistung aus, da man weiß, wer woran gearbeitet hat und warum er daran gearbeitet hat, um dem Klienten ein gutes Ergebnis zu für ihn guten Bedingungen vorzulegen.

Dieses System ermöglicht ein gutes Arbeitsmilieu, welches es einem erlaubt, seine Kenntnisse zu zeigen, ein Datenmassiv und die Erfahrungen der anderen zu nutzen und sich zu entwickeln. Die Arbeit wird effizienter, die Aktivität wird stimuliert. Auf diese Weise werden zudem Teamdenken gewährleistet sowie die Partnerschaftsbeziehungen entwickelt. Wir sind daran interessiert, die Besten, die Qualifiziertesten mit den   höchsten ethischen Grundsätzen  zu gewinnen. Nur so können wir Teamwork, die Entwicklung der Menschen und damit auch der Firma zugunsten unserer Klienten sichern.

Verpflichtet Sie das Zertifikat zu Ausschreibungen?

- Selbstverständlich, wir haben strenge Regeln und Verfahren. Das Qualitätssystem bestätigt unsere interne Ordnung und unseren Standard.

Gewähren Sie Stipendien für Spitzenstudenten?

- Wir sind das einzige Anwaltsbüro, das an der Juristischen Fakultät der Sofioter Universität „Hl. Kliment von Ohrid“ acht Stipendiaten hat. Sie werden von einem Fakultätsausschuss ausgewählt, wir zahlen nur. Die Stipendiaten sind nicht verpflichtet, bei uns zu arbeiten. Sieben von ihnen haben jedoch diesen Wunsch geäußert. Wir sind mit ihrem Engagement und ihrer Zielstrebigkeit sehr zufrieden.

Die Zertifizierung ist offenbar eine große Investition. Hat sie einen Preis?

- Die Zertifizierung selbst hat ihren Preis, den ich aber nicht nennen möchte, da er die zweiseitigen Beziehungen betrifft. Zuerst wird ein Vertrag mit einer vorbereitenden Organisation unterzeichnet – in diesem Falle war es das Bulgarisch-Bayerische Zentrum für Qualitätsmanagement. Im Prinzip darf derjenige, der einen vorbereitet hat, nicht die Zertifizierung vornehmen. Deshalb haben wir mit einer Ausschreibung BVQI als Zertifizierungsunternehmen ausgewählt. Wichtiger ist, dass wir bereits Jahre zuvor in die Menschen investiert haben, in die Organisation, in die geschriebenen Regeln, in Verfahren, in Technik, in Kommunikationen, in eine Datenbank und in Software-Lizenzen. All das unterstützt die Entwicklung der professionellen und ethischen Wechselbeziehungen innerhalb der Firma und der Anwälte mit den Klienten. Ich denke, dass das die größte Investition ist. Wir wollen nicht nur in der Öffentlichkeit als die Besten glänzen, sondern wir wollen mit dieser Zertifizierung unsere Kollegen zur Weiterentwicklung motivieren und den hohen Anforderungen unserer Klienten entsprechen.

Sind Sie der Ansicht, dass Sie damit auch Ihre Gilde motivieren werden? Denken Sie, dass diese hohen Standards in Bulgarien zur Erfolgsmethode werden?

- Ich würde es begrüßen, wenn die anderen diese Regeln ebenfalls einhalten würden. Wir sind daran interessiert, dass unsere Hauptkonkurrenten dieses Verfahren durchlaufen. Dann wird es keinen unlauteren Wettbewerb geben, der sich darin äußert, dass eine Dienstleistung nur deshalb billiger offeriert wird, weil sie von einem Anwalt erbracht wird, der bezüglich der Qualität nicht verpflichtet ist, bestimmte Verfahren und Regeln einzuhalten.

Andererseits wird es in der Europäischen Union vielleicht eine Notwendigkeit werden, ein Zertifikat für Qualitätsmanagement zu besitzen, um als Partner großer Rechtsfirmen an manchen Arten von Konsortien und an der Beratung bei komplizierten Projekten teilzunehmen.

Sie haben eine Kollektiv-Berufshaftpflichtversicherung. Was stellt diese dar?

- Vor vier Jahren waren wir in Bulgarien die Ersten, die eine Kollektiv-Berufshaftpflichtversicherung bei AIG hatten. Der Versicherer analysierte unsere Tätigkeit, man unterzog uns vielleicht der strengsten Wirtschaftsprüfung, die bis dahin durchgeführt worden war, und am Ende befand man, dass wir den Kriterien entsprechen. Wir sind gegen Fehler jedes einzelnen unserer Juristen in Höhe bis zu 1 Mio. Euro versichert. Damit sind wir möglicherweise die Einzigen, die den internationalen Kriterien für die Teilnahme an Konsortien zur Betreuung von komplizierten Projekten und Geschäften entsprechen. Leider werden diese Anforderungen nicht immer eingehalten. Wir sind daran interessiert, dass alle anderen Konkurrenten eine solche Kollektivversicherung in gleicher Höhe haben. Bei einer solchen Versicherung kann der Klient bei einem Fehler schneller entschädigt werden, das Anwaltsbüro ist abgesichert, dass es nicht zahlungsunfähig wird, wenn es einen großen Fehler macht. Andererseits ist es ein Zeichen für den Klienten, dass die Arbeit so organisiert ist, dass nicht so einfach viele Fehler gemacht werden können.

Das Qualitätsmanagementsystem selbst erlaubt jeder einzelnen Direktion bis zu zwei Unregelmäßigen im Jahr. Eine Unregelmäßigkeit ist beispielsweise die Nichteinhaltung eines bestimmten Teils des Verfahrens oder der internen Ordnung, eine Beschwerde eines Endverbrauchers muss nicht vorliegen. Viele kleinere Dinge würden ebenfalls als Unregelmäßigkeiten angesehen werden.

Dieses Zertifikat gilt nur für unser Hauptbüro und bedeutet, dass wir bei 400 Fragen, die wir wöchentlich bearbeiten, oder über 1.000 Fragen monatlich, was über 10.000-11.000 im Jahr macht, das Recht auf jährlich sechs Fehler haben. Es ist sehr streng, es sieht verschiedene Sanktionen vor und reicht bis zum Entzug des Zertifikates. Das Zertifizierungsunternehmen kann uns jederzeit unangekündigt überprüfen. Es ist also eine große Herausforderung, und ich rate den Kollegen der anderen Büros, sich zertifizieren zu lassen, sich jedoch zuerst darauf  vorzubereiten.

 

Das Interview führte Svetlana Georgieva