Интервю на Владимир Пенков за сп. Офис Асистент, брой 14, 2008 г.

Българите сме или по-независими, или по-недисциплинирани – не оценяваме загубата на време на другия, не уважаваме вложените от него усилия

Г-н Пенков, с какво се промени работата на правна кантора “Пенков, Марков и партньори”, след като ви сертифицираха по стандарта ISO 9001:2000?

Първо ще кажа, че моят досегашен опит показва, че са ни нужни още по-строги правила, отколкото се изискваха, за да бъдем сертифицирани по стандарта ISO 9001:2000. Причината да настоявам да бъдем сертифицирани и да се подложим на тази процедура е да създадем вътрешна мотивация у колегите за спазването на тези правила, които бяха вече формулирани. Въвеждането на ISO доведе до едно по-сериозно отношение към правилата, но за съжаление не осигури пълното им спазване. Вероятно защото българите сме по-независими или недисципинирани – не оценяваме загубата на време на другия, не уважаваме вложените усилия от другия. И като че ли гледаме само в собственото си организационно пространство, което невинаги е добре за фирмата. От друга страна, вече втора година ISO показва, че имаме много добра мотивация да развиваме нашите правила, да ги правим по-действени, по-малко бюрократични и по-резултатни. Точно чрез правилата на ISO аз разбрах, че нашата структура не функционира достатъчно добре. Структура, която беше създадена преди три години – една година преди ISO, и която обхващаше три дирекции, трима мениджър-партньори и един executive managing partner. Оказа се, че науката управление не се владее от всички. На второ място ангажиментът управление не се включва в приоритетите на всички. Способностите, необходими за управление - визията, целите, които трябва да се поставят, когато човек е управител – липсваха и по тази причина тази наша система се оказа недостатъчно ефективна. Донякъде ISO показа това нещо, тъй като се налагаше дебалансиране на управленските усилия. В тази връзка преди три месеца ние пристъпихме към промяна в структурата на управление в правния ни офис. Направихме едно пълно преструктуриране на управлението ведно и с въвеждането на нови софтуерни приложения и създаването на адвокатско дружество. В момента има един управляващ съдружник, който, съвместно с дирекция “Управление, координация и контрол” и със звеното “Секретариат” и отдел “Счетоводен”, управлява и координира цялата администрация. Трябва да кажа, че изискванията на Lex Mundi също бяха част от нещата, които ни мотивираха да имаме собствени правила и да бъдем сертифицирани по ISO.

За тези 2-3 месеца тази нова управленска структура дава ли резултати и улесни ли работата в администрацията?

Чрез тази концентрация постигнахме две неща. Първо, аз като управляващ съдружник спестявам по два часа на ден за управление. Това показва колко малко ефективна е била старата система досега. Ще дам пример. Оказва се, че като подсетиш няколко пъти отговорник за дадена работа, а накрая сам я свършиш, така употребяваш повече време, отколкото ако веднага сам го изпълниш. Аз и сега малко с тъга поглеждам старата структура, защото я считах за по-добра по принцип, но не в България и не сега. Може би в бъдеще, когато хората придобият тези навици и уважение пред дейността управление, обучения, human resources, тогава може би пак ще се наложат някакви изменения.

Как Ви дойдe идеята за новия софтуер?

От желанието за спестяване на административно време както на счетоводния отдел, така и на отделните партньори и юристи. Оказа се, че старият ни софтуер изискваше прекалено много работа на ръка, прекалено много допълване на данните от страна на счетоводния отдел, особено при липсата на дисциплина при юристите, които не попълваха всички данни в срок. Когато осъзнах това, веднага предприех тези мерки.

Второ, данните, които се попълваха, се оказаха някой път по-благоприятни от действителните финансови резултати на фирмата. Оказа се, че на база на отчетени данни, повече от 30% от приходите отсъстваха. Новата система позволява както входящата, така и изходящата кореспонденция да бъдат кодифицирани. И не зависи от волята или желанието на някой юрист или асистент, а автоматично излиза в системата. Това позволява да няма пропуски, тъй като контролното звено следи дали някъде нещо не е разпечатано или не е било разпределено. Въведохме точно формулиране на задачите, тяхното разпределение на изпълнителя и дата и срок за изпълнение.

И последният модул касае времевия фактор, т.е. употребеното и калкулирано време, което позволява единни справки до нашите клиенти относно това – какво е изработено. Той позволява и справка за това какво е свършила всяка работна група, всеки юрист и изобщо цялата фирма, което е добра база да се правят точни преценки за приноса на отделните юристи и звена.

Със създаването на адвокатското дружество имаме единадесет партньори, а в head офиса имаме седем работни групи - седем съдружници, като към всеки има прикрепени по двама до четирима юристи, което прави една работна група. Всеки един съдружник отговаря за своята работна група, следи работния процес, контролира работата на колегите там и осигурява техния професионален растеж.

Споменахте за спестяването на работните часове, благодарение на нея...

За да се приключи една работа, съобразно нашия софтуер е нужно да се въведат изработените часове, които ще бъдат калкулирани и фактурирани, и това се контролира от съдружниците, които ръководят работните групи. Те имат известен период от време да извършат корекции при несъответствия, като обикновено се намаляват часовете, тъй като по-младите колеги работят по-дълго, за да се получи един усреднен вариант на калкулиране на времето и равно поставяне на клиентите съобразно нашите стандарти, за да се минимизира субективността в преценката на времето. Това е работа на съдружника – да не позволява да се калкулира повече време, отколкото е работено. И така, когато системата вече е затворена се отмята, че е свършена задачата. Когато е приключена - светва в зелено, ако ли не – в червено. От този момент счетоводният отдел има възможност не само да пуска фактурите, но по различен начин да поднася на управлението данните, за да се правят анализи. Например, коя работна група прекалено много е използвала техническо време, коя работна група има висока ефективност на работа, коя работна група е използвала време за обучение... Защото системата не е насочена само към клиентите и ефективността на правната работа, а и към други видове полезност – обучения, семинари, PR дейност на правния офис, интервюта, писане на статии за нашия или други вестници, прояви в телевизията, които не могат да се оценяват в пари, но дават точки за позитивна оценка на адвокатите и съдружниците, съобразно критериите, които сме приели. Тези критерии са писмени и са приети от всички – всеки съдружник има копие от тях, като те съдържат не само изработени часове, но и съпътствуващи дейности, които вече посочих. Т. е. получават се точки и участие при разпределението на крайните приходи, не само от изработено правно време, но и от съпътстваща дейност, необходима за развитието на кантората. В по-голяма степен това се отнася за съдружниците, върху които тежи и обучението, и добрата организация на работната група, привличането на бизнес и общия ангажимент за развитието на фирмата в по-голяма степен отколкото за адвокатите, които също обаче могат да получават бонус-точки за извънредна работа.

Споменахте за новата структура на адвокатското дружество...

Ние създадохме регистрация на адвокатското дружество през ноември миналата година. Освен това с гордост отбелязвам функционирането на новооткрития клон на кантората в Плевен, състоящ се от шестима колеги, от които двама са съдружници. И при тях ще бъде разпространена нашата вътрешна система. Ние сме може би първата правна фирма с въведена интранет система и колегите там имат изключително представителен офис. Сградата е от 1903 г. Обзаведена е по нашите стандарти, с възможност за създаване там на работни групи, има зала за приемане, пълна отчетност и разпределение на работата в полза на клиентите. Целта е клиентът да се чувства комфортно, когато дойде при нас, да може да сподели спокойно проблемите си. Иначе може да не се отпусне. Затова трябва да има предразполагане, за да може опитният адвокат да прецени, че за да се реши проблемът, е нужно да се предприемат едни или други мероприятия, различни от тези, които първоначално клиентът е поискал.

Правна кантора “Пенков, Марков и партньори” е известна и в чужбина – продължава ли да развива дейност извън границите на България?

Разбира се. Вие знаете, че ние сме член за България на най-голямата асоциация на независими правни офиси, Lex Mundi, вече близо десет години. Всяка година ни одитират и десет години сме техни представители. Мога да кажа, че в последните една-две години увеличихме доста обема на работата с нашите задгранични партньори. Само посредством нашия партньор в Германия, ние имахме възможност съвместно да обслужваме 10 клиенти, а пък те от наша страна – 2-ма в Германия. Точно нашата международна дейност, нашата активност в издаването на вестник в над 2000 екземпляра на тримесечие, участието в много семинари, благотворителната дейност и др., може би допринесоха правна кантора “Пенков, Марков и партньори” да бъде един от двата офиса, включени в изданието на Business Super Brands за 2008 год. за най-силните марки на българския пазар.

Има ли разлика в дейността на кантората преди десетина – петнайсет години, в началото, и сега, когато България вече от година и нещо е член на ЕС.

Работата сега е станала по-лесна от гледна точка на управление – имаме по-голяма база данни, имаме по-голяма практика, повечето закони са хармонизирани със законите на ЕС. Мащабите на работата са по-значителни сега. От други гледни точки е по-тежко. Противно на нашите стремежи и обещания, че държавната администрация е насочена към подпомагане на гражданите и фирмите, подкрепа и търсене на решения, считам че в момента държавната администрация не подкрепя гражданите и фирмите в такава степен, в каквато беше по-рано. Сега, в момента, бюрократичните изисквания нараснаха. Желанието за търсене на решения, може би от страх държавните служители да не бъдат обвинени в някаква лоша практика или, че са поели някаква отговорност, която не е трябвало да поемат, ги кара да не търсят решения, а формално да откажат. По този начин се затлачват самите служби и се получава бюрокрация, която създава предпоставки за лоши практики.

От последните решения в тази насока за въвеждането на Търговския регистър, чието въвеждане беше отлагано с две години практиката показва, че е щяло да бъде по-добре пак да се отложи въвеждането на регистъра. Дори в едно от моите интервюта и статии направих извода, че съдебната система започна да работи по-добре по отношение на охранителното производство. Дейността по една обикновена регистрация на охранително производство трае между 4 и 7 часа седене на опашката, а на опашката не може да седи например секретарката, а най-малко управителят или човек, който е упълномощен от управителя с нотариално заверения му подпис на молбата. Второ, законът не позволява, ако има някаква слабост в документацията, да се даде срок за изправяне на тази документация, а направо се стига до отказ в рамките на два дни. Оказва се, че единственото бързо нещо е отказът, който често е необоснован и нецелесъобразен и, което е далече от целите на промяната на регистрационния режим. Въведена е и необходимостта за пререгистрация за тези, които вече имат регистрация, а за да стане това също има една дълга процедура, която включва и техническо време за сканиране на цялата документация, а техниката е изключително неефективна. На трето място, дори да има основателен отказ, същият по административен път не може да се обжалва, дори и в специализиран съд не може да се обжалва – то се обжалва само по общия ред, т.е. това трае години и обезсмисля цялата система. Наред с това, оригиналите на документите, веднъж внесени, не се връщат. Не на последно място, тези които са внесли закона, не признават дори нотариално заверените пълномощни на адвокати. Тези адвокати имат правото в съда да представляват своите клиенти, но не и в това обикновено производство. Съществува и пети проблем – не съществуват екземпляри за чужденци, как ще подпишат на български, като не могат да го прочетат! В момента регистърът е катастрофа и ако не се промени законът, ако министърът на правосъдието не издаде спешни разпоредби как да се прилага закона, не виждам как ще излезем от това положение.

Всъщност, аз съм оптимист, тъй като при мои посещения при един от директорите за София на Агенция по вписванията и една среща с министъра на правосъдието, видях, че те проявяват разбиране към аргументите и ще търсят начин за бързо решаване на проблема. Смятам, че има необходимост от изменение на закона.

Плановете Ви за развитието на кантората?

Да създадем официални клонове в Бургас, Варна и Русе и може би и в Пловдив, макар че е много близо. Гордея се, че в изданието на “Legal 500” за 2007 г. ни определят като най-големия офис в България. А в “Chambers Global 2007” посочват, че сме най-западният офис в България откъм обслужване, покриващ цялата страна.